Настоящая Политика конфиденциальности разъясняет, как okdoc (далее — «мы», «нас»), оператор okdocai.com, собирает, использует и защищает персональные данные при использовании вами Сервиса. В отношении данных учётной записи мы выступаем как оператор данных, а в отношении документов, которые вы отправляете через Сервис, — как обработчик данных.
Данные учётной записи: ваше имя, адрес электронной почты и сведения об организации. Данные документов: документы, которые вы создаёте или загружаете, имена, адреса электронной почты и номера телефонов получателей, а также изображения подписей. Платёжные данные: обрабатываются нашими платёжными операторами; мы получаем подтверждение и ограниченные метаданные, но не полные номера карт. Данные об использовании: журналы и аналитика, необходимые для работы и улучшения Сервиса.
Данные о взаимодействии подписанта: когда документ отправляется на подпись, мы собираем метаданные журнала аудита, необходимые для юридической силы (отметки времени, IP-адреса, сведения об устройстве и user-agent), а также поведенческие данные о взаимодействии с документом: открытия и количество просмотров, время просмотра, время, проведённое на каждой странице, глубину прокрутки, тепловую карту кликов и класс устройства. Эти данные о взаимодействии передаются отправителю, создавшему документ, чтобы он мог видеть, был ли и как был прочитан его документ.
Мы используем информацию для предоставления Сервиса, создания и доставки документов, отправки писем о подписании и напоминаний, обработки платежей, ведения журнала аудита и обеспечения юридической силы подписей, предоставления отправителю сведений о взаимодействии с его документами, предотвращения злоупотреблений и соблюдения юридических обязательств.
Обработка с помощью ИИ: чтобы обеспечить создание документов, анализ договоров, автоматическое сопоставление полей в загружаемых PDF-файлах, инициируемый получателем перевод и подготовку последующих сообщений, мы передаём соответствующее содержимое документов и запросы в API OpenAI. OpenAI обрабатывает это содержимое в соответствии с условиями API OpenAI. Мы не настраиваем нулевое хранение или редактирование данных и не заявляем, что это содержимое никогда не просматривается и не хранится OpenAI.
Когда этого требует применимое законодательство, мы опираемся на исполнение нашего договора с вами, ваше согласие, наши законные интересы в обеспечении работы и безопасности Сервиса, а также на соблюдение юридических обязательств.
Мы передаём данные поставщикам услуг, которые помогают нам в работе Сервиса: Supabase (база данных, хранилище и аутентификация), Vercel (хостинг и журналы), OpenAI (создание с помощью ИИ, анализ договоров, сопоставление полей PDF, перевод и подготовка последующих сообщений), Resend (доставка электронной почты), Green API (доставка сообщений WhatsApp, включая номера телефонов подписантов, если вы её включили), Sumit (биллинг, выставление счетов и Sign&Pay), Stripe и PayPal (Sign&Pay, когда ваша организация подключает собственную учётную запись), а также Google Analytics 4 и Microsoft Clarity (аналитика использования только на нашем маркетинговом сайте и внутри приложения после входа; не загружается на страницах подписания). Данные о взаимодействии с документом также передаются отправителю каждого документа. Полный актуальный список публикуется по адресу okdocai.com/subprocessors. Мы не продаём ваши персональные данные.
Рекламные пиксели отправителя: отправитель может включить собственные рекламные пиксели (например, Meta, TikTok или Google) для отправляемых им документов. Эти пиксели загружаются на странице подписания только после того, как получатель даст согласие. okdoc не размещает собственные рекламные пиксели на страницах подписания.
Мы храним подписанные документы и записи их аудита в течение всего срока активности вашей учётной записи и определённый период после этого (до 7 лет) для сохранения их юридической силы, если только вы не запросите более раннее удаление. Поведенческая аналитика взаимодействия хранится в течение более короткого определённого периода (до 24 месяцев). По запросу и при закрытии вашей учётной записи мы удаляем или обезличиваем персональные данные с учётом требований закона о хранении. Эти сроки отражают нашу текущую практику хранения и могут быть скорректированы по мере совершенствования наших средств управления жизненным циклом данных.
Для защиты ваших данных мы применяем шифрование при передаче (TLS/HSTS), изоляцию арендаторов, шифрование секретов подключённых платёжных операторов в состоянии покоя, средства контроля доступа и услуги надёжных поставщиков инфраструктуры. Подписанные документы запечатываются криптографическим отпечатком. Более подробная информация доступна по адресу okdocai.com/security. Ни один способ передачи или хранения данных не является полностью безопасным, и мы не можем гарантировать абсолютную защищённость.
С учётом применимого законодательства вы вправе получать доступ к своим персональным данным, исправлять, экспортировать или удалять их, а также возражать против определённой обработки или ограничивать её. Чтобы воспользоваться этими правами, обратитесь по адресу privacy@okdocai.com. Подписанты вправе запросить информацию о документе, который им было предложено подписать.
Для посетителей и подписантов в Соединённых Штатах это краткое изложение простым языком категорий персональных данных, которые мы собираем, и целей их сбора. Идентификаторы (имя, адрес электронной почты, телефон, IP-адрес): для создания учётных записей, доставки документов и ведения журнала аудита. Коммерческая и транзакционная информация (данные для выставления счетов, подтверждения платежей): для обработки платежей и выставления счетов. Активность в интернете и на устройстве (открытия, время просмотра, время на каждой странице, глубина прокрутки, тепловая карта кликов, данные об устройстве и браузере): для обеспечения подписания, предоставления отправителю сведений о взаимодействии и ведения аналитики. Содержимое документов, предоставленное вами или отправителем: для предоставления услуги подписания и функций ИИ, описанных выше. Мы можем передавать эти категории отправителю документа и перечисленным выше субобработчикам. Мы не продаём персональные данные.
Наши поставщики могут обрабатывать данные за пределами вашей страны, в том числе в ЕС и США. В необходимых случаях мы опираемся на надлежащие меры защиты в отношении такой передачи.
Мы используем необходимые файлы cookie, требующиеся для входа в систему и работы Сервиса, а также ограниченную аналитику на нашем маркетинговом сайте и внутри приложения после входа (Google Analytics 4 и Microsoft Clarity); они не загружаются на страницах подписания. Отправитель может включить собственные рекламные пиксели для отправляемых им документов; эти пиксели загружаются на странице подписания только после того, как получатель даст согласие.
Сервис не предназначен для детей младше 18 лет, и мы сознательно не собираем их персональные данные.
Вы можете подключить okdoc к ИИ-ассистентам (например, Claude или ChatGPT) через протокол Model Context Protocol (MCP). Подключение создаётся только после вашего явного разрешения — путём входа через OAuth или создания API-ключа в панели управления — и ограничено исключительно вашей организацией: подключённый ассистент может просматривать документы, шаблоны, контакты, профиль компании, автоматизации и статистику вашей организации и действовать с ними, но никогда не получает доступа к данным других организаций okdoc. API-ключи «только для чтения» ограничивают ассистента просмотром данных без внесения изменений.
Ваши разговоры с ассистентом обрабатываются провайдером этого ассистента в соответствии с его собственной политикой конфиденциальности; okdoc получает только конкретные запросы инструментов, которые ассистент выполняет от вашего имени, и обрабатывает их как любую другую API-активность. Вы можете отозвать подключение в любой момент, удалив API-ключ или отключив коннектор в настройках, — после этого любой дальнейший доступ немедленно прекращается.
По вопросам конфиденциальности или для подачи запросов обращайтесь по адресу privacy@okdocai.com. Мы вправе обновлять настоящую Политику; о существенных изменениях будет сообщено через Сервис.